Démarche d’Application de la Norme NFZ42013
Conseil et Audits d’Application
Ce document présente la
démarche générale recommandée aux entreprises pour s’assurer de l’application
de la Norme NFZ42-013, relative à l’Archivage des Documents ayant une valeur
juridique.
Le contexte juridique de l’« Archivage Légal »
La norme NFZ42-013 s’inscrit
dans le contexte juridique et réglementaire relatif à la valeur probante des
documents électroniques. Le contexte juridique de l’archivage légal se compose
de :
¢ La Loi du 13 Mars 2000 :
La loi du 13 Mars 2000,
modifie le Code Civil, de manière à reconnaître une « valeur
probante » aux Documents Électroniques (sur supports informatiques) et, de
ce fait, la Signature Électronique.
La « valeur
probante » est reconnue sous certaines conditions. Les conditions portent
sur l’authenticité des documents originaux (signature ou sceau), la fidélité et
la pérennité de la conservation (archivage électronique).
Cette loi répond directement
aux recommandations de la CE en matière de supports électroniques.
¢ La Norme NFZ42-013 de Décembre 2001
La norme Z42-013 répond
directement aux exigences de la Loi du 13 mars 2000. L’application de la norme
a pour objectif de garantir la fidélité et la pérennité des documents placés
sur supports électroniques.
Titre de la Norme :
"L'ensemble des prescriptions contenues dans la présente norme vise à
permettre que des documents électroniques soient produits, stockés et restitués
de telle façon que l'on puisse être sûr de leur intégrité et de leur fidélité
par rapport aux documents d'origine."
Une application rigoureuse et
complète de cette norme permet de répondre, en particulier, aux exigences
d'Intégrité, de Conformité et de Pérennité exprimées par la Loi (Art. 1348 du
Code Civil) et ainsi la constitution d'un "Archivage Légal" de
documents électroniques, c'est à dire susceptible d'être accepté par les
tribunaux, en cas de litige (renforcement de la valeur probante des copies
électroniques).
La norme NFZ42-013 est
disponible auprès de l’AFNOR. La portée de la norme est européenne dans la
mesure où il n’existe pas, dans les pays de la CE de norme équivalente. Une
version internationale est en cours de réalisation par l’ISO.
Le Contenu de la Norme, sa portée
Les recommandations de la norme sont regroupées pour
l’essentiel sur 5 chapitres :
¢ Spécifications Techniques du Système
d’Archivage
¢ Consignes relatives à la Sécurité du
Système
¢ Procédures d’Exploitation
¢ Suivi des Procédures d’Exploitation
¢ Audits de Conformité
Les recommandations de la norme
ne sont pas strictement applicables. Elles dépendent du contexte applicatifs,
des types de documents, des aspects juridiques, des moyens techniques
disponibles, …
L’application de la norme et sa
vérification justifient en pratique, l’application
d’une démarche de type Assurance Qualité sur le modèle de l’ISO
9000. La rédaction d’un Référentiel d’application permet a
l’entreprise de consigner ses engagements de mise en conformité (équivalent
d’un manuel assurance qualité).
La Démarche d’Application de la Norme
La démarche d'application de la
Norme Z42-013, s’apparente à une démarche d’Assurance Qualité, limitée au
périmètre que constitue le « Système d’Archivage ».
Dans le cadre d’un projet
« Archivage de Documents Électroniques », les étapes d’application
recommandées de la norme sont :
¢ En amont du projet :
Définir dans le Référentiel,
la méthode générale d'application de la norme, l'identification des
recommandations à appliquer et des solutions techniques, fonctionnelles et
organisationnelles à mettre en place pour respecter les recommandations de la
norme.
Le Référentiel est alors
utilisé alors comme "document de référence" tout au long du projet.
¢ En fin de projet (qualification), avant
passage en Exploitation :
Vérifier au cours d'un
Audit, que les conditions
d'application de la norme décrites dans la Norme et le Référentiel, sont
respectées et appliquées.
¢ En cours d'Exploitation :
S'assurer par un Suivi
Qualité et des Audits réguliers que
les conditions d'application de la norme décrites dans le Référentiel, sont
toujours respectées et appliquées.
En particulier, recueillir et
contrôler les données de suivi d'exploitation (Historiques et Attestations)
¢ Régulièrement :
Assurer la mise à niveau du
Référentiel en fonction des diverses
évolutions possibles, de la norme, du contexte technique, des besoins exprimés,
des objectifs client, …
Les Missions proposées :
Les différents types de
missions proposées, concernant la norme sont :
¢ Présentation et Formation concernant la Norme NFZ42013
Séance d’une journée pour
présenter le contenu de la norme et la démarche d’application.
Séance d’une journée pour
prendre en compte un projet client et construire le référentiel.
¢ Rédaction du Référentiel d’Application de la norme, dans le
cadre d’un projet d’Archivage
Mission de conseil pour
prendre en compte les spécifications d’un projet d’archivage et rédiger avec la
Maîtrise d’Ouvrage, le Maître d’Œuvre, le Référentiel d’Application.
¢ Diagnostic et Évaluation des charges pour l’application
de la norme à un système existant
Mission de conseil pour
analyser les spécifications d’un système d’archivage existant et évaluer les
solutions techniques et les charges de mise en conformité.
¢ Pré-Audit et Audit de conformité à la Norme NFZ42013.
Mission d’Audit selon l’ISO 9000 pour vérifier la conformité d’un système
d’archivage à la norme NFZ42-013.
